Kaip veiksmingai planuoti laiką?

Kiekvienas vadovas stengiasi sukurti veiksmingą laiko valdymo strategiją. Laikas – ribotas resursas, o efektyviai atlikti visas mums patikėtas užduotis yra sudėtinga. Parašyta daugybė tinklaraščių įrašų, knygų ir rekomendacijų, kaip valdyti laiką. Tačiau smulkiajam ir vidutiniam verslui (SVV) vykdyti trūksta praktinių bei prieinamų priemonių, padedančių veiksmingai valdyti laiką. 

Paprastai būnate punktualus ar vėluojate? Ar baigiate darbus per nustatytą laiką? Ar laiku pateikiate ataskaitas, atliekate užduotis?

Keli patarimai, kaip geriau valdyti savo laiką.

1.      Pirmąjį kiekvienos dienos pusvalandį skirkite dienai suplanuoti

Kol nebaigėte planuotis laiko, dienos darbų nepradėkite. Svarbiausias dienos metas yra tada, kai planuojate, kaip paskirstyti savo laiką.

2.      Pirmiausia atlikite svarbiausias užduotis

Tai auksinė laiko valdymo taisyklė. Kasdien apsibrėžkite dvi ar tris pačias svarbiausias užduotis ir atlikite jas pirmiausia.

Kai baigsite, jūsų diena jau bus sėkminga. Galėsite imtis kitų darbų arba palaukti iki rytojaus. Kas svarbiausia, jau bus padaryta.

3.      Kiekvienai užduočiai nustatykite laiko limitą

Tvirtai nuspręskite, kad užduotį X turite užbaigti iki 10 valandos, Y – iki 15 valandos, o Z – iki 17.30 val. Taip jūsų darbas neužsitęs ir jo nereikės baigti kitoms veikloms paskirtu laiku.

4.      Žinokite galutinius terminus

Iki kada turite atlikti užduotis? Darbo kalendoriuje aiškiai susižymėkite galutinius terminus, kad žinotumėte, iki kada reikia atlikti darbus.

5.      Išmokite pasakyti „ne“

Prisiėmę daug įsipareigojimų galime išmokti derinti skirtingas užduotis ir valdyti savo laiką. Tai gali būti puiku. Tačiau gali atsitikti taip, kad situacija lengvai taps nevaldoma. Tam tikru metu pasiūlymų reikia išmokti atsisakyti. Jūsų tikslas turi būti prisiimti tik tuos įsipareigojimus, kuriems žinote, kad turite laiko, ir kurie jums tikrai yra svarbūs.

6.      Visą dėmesį skirkite atliekamai užduočiai

Uždarykite visus nereikalingus naršyklės langus. Telefoną nustumkite į šalį: išjungę garsą padėkite ten, kur negalėtumėte jo matyti. Susiraskite ramią darbo vietą arba pasileiskite muziką, jeigu jums tai padeda (kartais rašydamas mėgstu klausytis klasikinės arba ambientʼo stiliaus muzikos).

Susitelkite į atliekamą darbą. Jums daugiau niekas neturi egzistuoti. Pasinerkite į jį.

7.      Sekite, kiek laiko praleidžiate

Egg Timer yra paprastas internetinis laikmatis. Įveskite laiko tarpą, kurį norite skirti tam tikrai užduočiai (pavyzdžiui, „30 minučių“, „1 valanda“) ir programa tyliai jį skaičiuos antrame plane. Kai nustatytas laikas baigsis, laikmatis supypsės. Tai puikus būdas sekti, kiek laiko praleidžiate dirbdami.

8.      Perleiskite darbus kitiems

Jeigu pasitaiko ne itin svarbių darbų arba tokių užduočių, kurias geriau atliktų kiti asmenys, pagalvokite, ar negalite jų perleisti kitiems. Tai sumažintų jūsų rūpesčių naštą ir leistų susitelkti į tai, kas svarbu.

9.      Pasilikite laiko tarp darbų

Nesuplanuokite visko pernelyg glaustai. Tarp užduočių įterpkite 5–10 minučių pertraukas. Taip sklandžiau užbaigsite darbą ir bus lengviau imtis kito.

Dar daugiau puikių istorijų ir patarimų – mūsų bloge!

Norite sužinoti, kaip dar CapitalBox gali palengvinti jūsų gyvenimą? Sužinokite daugiau